Adatbázis-kezelés - Tábla
Az alábbiakban szeretnék Önökkel megismertetni néhány fontos, az adatbázisok kezelésének alapvető, de igen lényeges teendőjét. A egyes felmerülő problémákat igyekeztem a sokunk által ismert, vagy éppen megismerés alatt lévő ECDL feladataihoz igazítani és ennek megfelelően az egyes képernyőfotók elkészítéséhez a Microsoft Access adatbázis-kezelőjét használtam.
(A leírások melletti képernyőfotókra kattintva, nagyobb méretben fog látszani a jobb olvashatóság érdekében.)
Lássuk akkor a felmerülő kérdéseket és gyakorlati megoldásukat!
A táblák létrehozására több módszert is kínál az adatbázis-kezelőnk. A táblák származhatnak külső forrásból (csatolás, importálás), illetve különböző módszerekkel definiálhatjuk őket mi magunk. Ez utóbbi esetben a következő módszerek közül választhatunk:
A varázsló használata nagyban segít bizonyos elrendezések gyors és nem utolsó sorban pontos kialakításában, például az űrlapok vagy jelentések esetén, de a táblák létrehozásában nagy jelentőséggel nem bír, így ennek megismerését a kedves olvasónkra bízom.
Az Access adatbázis-kezelőben táblát, az adatok beírásával is létrehozhatunk. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy előbb begépelem a tábla adatait, majd definiálom a struktúrát (mezőnevek, mezőtulajdonságok). Erről a módszerről mindössze annyit, hogy ellentmond minden adatbázis-tervezési módszernek, így használatát nem javaslom.
Végül a harmadik általunk végigkövetett módszer (Tervező nézet) lényege, hogy első körben meghatározzuk a tábla szerkezetét, és csak ezután viszem be az adatokat.
Tekintsük át ennek a módszernek a lépéseit.
1. Az adatbázisablak segítségével hozzunk létre egy táblát tervező nézetben. Három oszlopot látunk, ahol minden sor egy tulajdonságot ír le. Ezek lesznek az adattáblám oszlopai. A három oszlop közül csak a mezőnév és az adattípus megadása a kötelező. A mezőnév táblán belül egyértelmű módon azonosítja a tulajdonságot, az adattípus pedig meghatározza a mezőbe beírható értékek halmazát.
A mező nevének és típusának meghatározásán túl pontosíthatjuk a mező egyes tulajdonságait az alsó, Mezőtulajdonságok résznél.
A teljesség igénye nélkül nézzünk néhány tulajdonságot.
Az egyik ilyen a "Mezőméret". Mást jelent szöveg típusú és mást szám típusú mezőnél. Míg az előbbinél a karakterek maximális számát, addig az utóbbi típusnál az értékkészletet határozzuk meg vele. Ha például a szám típusú mezőbe a későbbiekben nem csak egész számokat, hanem törteket is kívánunk írni, akkor a mezőméret tulajdonságát meg kell változtatni például "Egyszeres"-re.
Egy másik fontos tulajdonság a "Kötelező". Ezzel a tulajdonsággal írhatjuk elő, hogy egy rekord értékeinek megadásakor ezt a mezőt mindenképp ki kelljen tölteni.
Meg kell még említenünk az "Indexelt" tulajdonságot. Jelentősége nagy rekordszámnál jelentkezik, ugyanis a gyorsítja a feldolgozási műveleteket, igaz, az adatbevitelt viszont lassítja. Hasznos lehet abban az esetben is, ha egy mezőre egyediséget akarunk beállítani, vagyis azt akarjuk elérni, hogy egész táblára vonatkozóan ne fordulhasson elő, hogy erre a mezőre nézve két rekord megegyezik.
Esetenként hasznos lehet még az "Érvényességi szabály", "Érvényesítési szöveg" páros. Használatukra többek között akkor lehet szükség, ha egy mezőbe szűkíteni szeretnénk a beírható értékeket. Ugyanis beírás után az adatbázis-kezelő a beírt értéket ellenőrzi, hogy megfelel e az érvényességi szabálynak. Amennyiben sérti azt, az érvényességi szöveg, mint hibaüzenet jelenik meg.
2. A mezők meghatározása után ki kell választanunk azt a mezőt, vagy több mezőből álló mezőcsoportot, amely biztosítja erre a táblára nézve, hogy sosem lesz két azonos sora. Ez(ek) a mező(k) lesz(nek) a tábla elsődleges kulcsa. Ugyan az elsődleges kulcs megléte nem kötelező, de a tábla sorainak egyértelmű azonosítása miatt rendkívül fontos.
Az elsődleges kulcs definiálása után, a mezőnév előtt egy kis kulcsot ábrázoló ikon jelenik meg, ahogyan azt az előbbi képen az "ID" mező előtt láthattuk.
3. Végül nincs más dolgunk, mint elmenteni a táblát egy adatbázisra nézve egyedi névvel.
4. A tábla kész! már csak adatok hiányoznak belőle. Az adatok beírásához, a későbbiekben módosításához, törléséhez, megjelenítéséhez menjünk adatlap nézetbe.
Egy jó tanács!
Ugyan használhatók a mezők, táblák neveiben, a magyar ékezetes betűk, - amely általában nem is okoz problémát - azonban ez nem ajánlott, így én sem használom őket.
Ami viszont nem opcionális, hogy a mező neve max. 64 karakterből állhat illetve, hogy a következő karakterek egyáltalán nem használhatóak: . ! [ ] illetve a kezdő szóköz.
Következő lecke: Kapcsolatok