Adatbázis-kezelés - Jelentés
A jelentés kifejezetten nyomtatási céllal készült objektum, ami alapját rendszerint valamilyen lekérdezés adja (persze készülhet tábla alapján is). A jelentés az űrlapokhoz hasonlóan rengeteg formai elemet tartalmaz, vagyis ezek manuális elhelyezése, méretezése, igazítása hosszadalmas folyamat. Ezért célszerű elkészítésükhöz a varázslót használni, aminek megnézzük most a lépéseit
Válasszuk az adatbázisablakban a Jelentések objektum gombot, majd kattintsunk a "Jelentés létrehozása varázsló segítségével" linkre.
A varázsló első lépésében ki kell választanunk az adatforrásként szolgáló táblát vagy lekérdezést. Ilyenkor ki kell választanunk és döntenünk kell abban, hogy mely mezőit szerepeltetjük a jelentésünkben. Ha az információ, amit szeretnénk látni több táblában található meg és nem készítettük el hozzá a megfelelő lekérdezést, akkor sincs gond., Ugyanis ha kiválogatjuk, az akár több táblából szerepeltetni kívánt mezőket, az Access létrehozza a megfelelő SQL utasítást, vagyis lekérdezést a leválogatáshoz.
A második lépésben döntenünk kell a csoportosításról. Ez azt jelenti, hogy a jelentésünk bizonyos mező vagy mezők alapján csoportosítható. Például az azonos településen született hallgatók egymás után helyezkednek el. A mi példánkban a "szulido" mezőt, vagyis a születési dátumot választottam.
A kiválasztás után láthatjuk, hogy a "szulido - Hónap" jelenik meg csoportosítási szintként, ami azt jelenti, hogy az azonos hónapban születettek kerülnek egy csoportba. Változtassuk ezt meg a "Csoportosítási beállítások ..." gombra kattintva, "Év-re". Ha sikerült, valami ilyesmit kell látnunk.
Jöhet a harmadik lépés, a rendezettség beállítása. A kiválasztott csoportosítási szintnek megfelelően a jelentésünk már rendezett. Vagyis a jelentés elején jelennek meg a korábban születettek, míg a végén a legfiatalabbak. Azonban az ugyanabban az évben születettek között a sorrend nem definiált. Ha szeretnénk ezen változtatni, akkor válasszuk ki a megfelelő mezőt és döntsük el, hogy növekvő vagy csökkenő legyen, az adott mező alapján. A csoportosítási szinteken kívül itt maximum 4 rendezési kulcsot definiálhatunk.
A rendezésen kívül ebben az ablakban találjuk még az "Összesítési beállítások ..." gombot, ahol meg fog jelenni az összes olyan mező, mely értékeire matematikai függvények érvényesíthetők. A mi esetünkben ez csupán a magasság, de a kipróbáláshoz kapcsoljuk be a magasság átlagolását, ahogy azt a képen is látjuk.
A következő két lépés a jelentés elrendezésével és a stílusával foglalkozik. Mivel ezeknek nagy jelentőségük nincs és mindkettőt az alapértelmezés szerinti értéken hagyom.
A végén adok egy nevet a jelentésünknek és eldöntöm, hogy milyen nézetbe szeretnék érkezni és kész. A végeredmény valahogy így néz ki nyomtatási kép, valamint tervező nézetben.
A kész eredmény természetesen szabadon szerkeszthető, amihez tervező nézetbe kell váltanunk. Mint ahogyan látjuk az eredmény nagyon hasonlít az űrlapokéhoz, azonban itt kicsit több rész lelhető fel. Külön részt találunk a jelentés elejéhez (jelentésfej) és végéhez (jelentésláb), de megtalálható az oldalak tetejének (oldalfej) és aljának (oldalláb) szerkesztéséhez szükséges részek is.